Mientras el efectivo está en el bolsillo del vendedor, no ha entrado a la empresa. Dar la factura por pagada en ese momento deja un saldo que nadie puede contar y una cobranza que nadie tiene que rendir. Casi todos los descuadres de cobranza nacen ahí: en tratar como cobrado lo que todavía está en la calle.
El vendedor no cobra en firme: acumula
Lo que el vendedor recoge durante el día va a su lote de cobranza, un turno sin caja que es suyo, no de la ruta:
| Momento | Qué pasa |
|---|---|
| Abre su lote | Un acto suyo, con su número. Sin lote abierto no se cobra. |
| Cobra | Elige a qué facturas aplica lo que le entregan y le deja al cliente un comprobante. |
| Cierra el lote | Al terminar, declara el efectivo que trae. |
| La oficina lo integra | Quien recibe el dinero lo pasa a su caja; ahí nace el recibo formal y baja la cuenta por cobrar. |
Si un lote quedó abierto de un día anterior, el vendedor no cobra hasta cerrarlo: el dinero de ayer sin rendir mezclado con el de hoy no lo cuenta nadie. Si el vendedor no puede cerrarlo él —perdió el teléfono, ya no está—, lo cierra un administrador.
Primero el dinero, después a qué facturas
En la calle el cliente no paga facturas: entrega un dinero. «Ahí tienes quince mil». Por eso lo primero es el importe recibido, y el reparto lo propone el sistema: de la factura más vieja a la más nueva, diciendo cuál queda saldada y cuál a medias. Si el vendedor necesita decidir factura por factura, lo ajusta.
Hay reglas que conviene cumplir con el cliente delante, porque después ya no se arreglan:
- No hay excedente: cada aplicación cabe en el saldo de su factura.
- Una moneda por cobro: si el cliente debe en pesos y en dólares, se elige en cuál se cobra.
- La transferencia lleva la cuenta donde entró el dinero, y el cheque, su número.
- La tarjeta, solo en pesos.
Dos papeles que no son el mismo
- El comprobante de cobro que el vendedor imprime en el momento acredita que él recibió el dinero. Lo dice impreso: la factura se acredita cuando la empresa recibe el cobro.
- El recibo de ingreso es el documento de la empresa. Nace al integrar el lote y es el que mueve la cuenta por cobrar y la contabilidad.
Callarse esa diferencia hace que el cliente crea saldada una factura que su estado de cuenta sigue mostrando pendiente.
Una factura cobrada no se cobra dos veces
Una factura con un cobro en la calle queda tomada hasta que ese cobro se integra o se rechaza: ni otro vendedor, ni el mostrador, ni el propio cliente desde el portal pueden cobrarla encima. En pantalla aparece como «ya cobrada, sin entregar», con el importe.
Y la factura sigue debiendo mientras tanto, porque el dinero no ha entrado: lo que se ve aparte es cuánto está en camino.
Recibir el dinero no es depositarlo
Son dos actos distintos, y separarlos es lo que evita contar el mismo dinero dos veces:
| Cómo pagó el cliente | Dónde queda al cobrar | Cuándo llega al banco |
|---|---|---|
| Efectivo | Caja | Cuando se deposita |
| Transferencia o cheque | Valores por depositar | Al integrar el turno |
| Tarjeta | Tarjetas por cobrar | Cuando liquida el procesador |
Elegir la cuenta al cobrar dice a dónde irá el dinero, no que ya llegó. El banco se mueve una sola vez, al integrar. Y nada se agrupa: diez transferencias a la misma cuenta son diez movimientos, y dos depósitos de efectivo son dos depósitos, con la fecha en que ocurrió cada uno. Es lo que permite casar después cada línea con el estado de cuenta del banco.
Cada moneda se cuadra aparte
No existe un «total de caja». Cada moneda tiene su fondo, lo que el sistema espera, lo que se declara y su diferencia: un cobro de USD 25 se cuenta en dólares, no convertido a pesos que nadie puede tener en la mano.
Al cuadrar, una diferencia pequeña (un redondeo) pasa sin más; una mayor exige un motivo; y por encima del tope que fijes, la aprueba otra persona: quien contó el dinero no se aprueba a sí mismo. Las diferencias se registran, no se arreglan tocando operaciones de días anteriores.
El cliente que paga por su cuenta
Desde el portal, el cliente no aplica pagos: los avisa. Informa la transferencia con su comprobante, ve qué facturas cubre —otra vez, de la más vieja a la más nueva— y esas facturas quedan «en revisión» hasta que la oficina confirma el dinero contra el banco y aprueba. La tarjeta por la pasarela es otra cosa: ahí confirma el procesador y el pago se aplica solo.
Cómo lo resuelve Snowlr
En la app del vendedor el cobro se hace desde la parada del cliente: importe primero, reparto propuesto, comprobante impreso al momento. Funciona también sin señal, con un comprobante provisional que se envía solo al volver la conexión.
En la oficina, integrar un lote es recibir el dinero: pasa por la caja de quien lo recibe, con su cuadre por moneda, y de ahí cada valor sale hacia su cuenta de banco, uno a uno, listo para la conciliación.