«Yo lo entregué» contra «a mí no me llegó» es una discusión que no se gana sin evidencia. Y no solo con el cliente: sin saber qué se entregó de verdad, el inventario, la factura y el cobro se quedan diciendo cosas distintas sobre el mismo pedido.
Del pedido confirmado al acuse
| Paso | Qué pasa con el pedido |
|---|---|
| Se confirma | Entra al pool de lo que hay que empacar y despachar. |
| Se arma el manifiesto | La oficina asigna los pedidos a un chofer, en el orden de la ruta. |
| Sale el camión | El pedido pasa a enviado. |
| El chofer entrega | Con el acuse, el pedido pasa a entregado. |
Dos candados evitan los errores clásicos: un pedido no puede estar en dos entregas activas, y un chofer no puede tener dos manifiestos en curso.
La evidencia de cada entrega
Cada acuse guarda quién recibió, la foto, la firma, la ubicación y la hora en que se hizo, no la hora en que llegó al sistema. Si tu empresa exige evidencia, la entrega no se cierra sin foto y sin ubicación.
El acuse también dice cuánto se entregó, línea por línea. Nunca más de lo pedido, y una entrega parcial dice exactamente qué faltó: «2 de 3 bultos». Lo que no se menciona se da por entregado completo.
La geocerca: ¿se entregó donde había que entregar?
Defines un radio alrededor del cliente —entre 20 y 5,000 metros— y cada entrega se compara con él:
| Dónde se cerró | Qué pasa |
|---|---|
| Dentro del radio | Pasa. |
| Fuera, con un GPS preciso | Excepción: se marca en rojo, con la distancia. |
| Fuera, con un GPS impreciso | Solo un aviso. |
| Sin ubicación | Se dice que no hubo GPS. |
Es un dato, no una acusación: una entrega cerrada a 850 metros quiere decir que la entrega no fue ahí o que el pin del cliente está mal, y las dos cosas hay que saberlas. Por eso importa de dónde salió el pin: uno que puso el cliente, el chofer o la oficina es confiable; uno que sacó un buscador de direcciones puede ser el centro del sector, y ese no rechaza entregas.
Lo que no se entregó
- No entregada: el chofer elige el motivo y el pedido vuelve al pool para el próximo manifiesto.
- Entrega parcial: si lo que faltó se puede volver a despachar, vuelve al pool; si no, nace la devolución. Nunca las dos cosas a la vez: la misma mercancía no puede estar en una devolución y en el próximo camión.
- Posponer manda la parada al final de la ruta y la deja abierta.
- Reabrir una entrega cerrada por error deshace lo que hizo el acuse, salvo que ya tenga un cobro registrado o una devolución en proceso.
Cobro contra entrega
Una condición de pago puede marcarse «contra entrega», siempre al contado y sin días. La factura con esa condición nace pendiente: no se cobra en la caja al emitirla, porque el dinero lo trae el chofer.
- El chofer cobra el saldo completo, con la entrega completa. Si el cliente no paga, la entrega se registra como no entregada.
- Formas: efectivo, transferencia (con la cuenta a la que entró) o cheque (con su número). La tarjeta no.
- Lo cobrado va al lote de cobranza del chofer, igual que el de un vendedor, y la factura se da por pagada cuando la oficina recibe ese dinero.
Lo explicamos a fondo en cobrar en la calle sin descuadres.
Ver la flota mientras trabaja
- El orden del manifiesto es el mismo en la oficina y en la app del chofer: la «parada 3» es la misma en las dos pantallas.
- Cada chofer lleva el color de su estado: con excepción, con atención, sin señal, normal o sin iniciar. La lista va por urgencia, con el porqué en una línea y los botones para llamar o escribirle por WhatsApp.
- La siguiente parada lleva su hora estimada contra la ventana prometida: «llega ~12:35 · 35 min tarde».
- La carga va por moneda, sin sumar pesos con dólares.
Cómo lo resuelve Snowlr
La app del chofer lleva la ruta en el mapa, con la parada de ahora y la lista completa, y captura la evidencia en el acuse. Funciona sin señal: lo hecho en la calle se envía solo al volver la conexión.
En la oficina, el seguimiento en vivo cuenta la historia del día de cada ruta —cada parada con su hora, su motivo, sus bultos y dónde se tomó la evidencia—, y desde cualquier parada cerrada se abre su evidencia completa.